Stok sayımında mükerrer ve eksik kayıt nasıl oluşur?

Stok sayımında mükerrer kayıt, aynı fiziksel stokun sonuca birden fazla kez eklenmesidir. Eksik sayım ise kapsamdaki bir stokun sayılmaması veya kaydının sonuca ulaşmamasıdır. Bu riskleri kontrol etmek için sayım alanını, kayıt sahibini, malzeme kodunu ve stok hareketlerini birlikte takip etmek gerekir.

Kendi ekibinizle kâğıt veya Excel üzerinden sayım yapıyorsanız ilk soru şu olabilir: Hangi raf sayıldı, hangisi kaldı ve bunu hangi kayda bakarak biliyoruz?

Aynı malzeme kodu iki kayıtta varsa biri mükerrer midir?

Her zaman değil. Aynı malzeme birden fazla rafta bulunabilir. Bir kodun iki satırda görünmesi, tek başına kaydın hatalı olduğunu göstermez. Önce iki kaydın aynı fiziksel stoku mu, farklı konumlardaki stokları mı temsil ettiğini inceleyin.

Temsili örnek: RL-04 kodlu rulmandan A-01 rafında 60, B-02 rafında 40 adet var. A ekibi ilk rafı, B ekibi ikinci rafı saydı. İki kaydın toplamı 100 adettir; kodun tekrar etmesi doğaldır.

Ancak başka bir ekip A-01 rafındaki aynı 60 adedi tekrar sayar ve sonuç bağımsız bir miktar gibi toplanırsa toplam 160'a çıkar. Tersine, kod tekrarını kaldırmak için B-02 kaydını silmek sonucu 60'a düşürür.

Bu nedenle kontrolü yalnız malzeme koduna göre yapmayın. Malzeme, ambar, fiziksel konum ve sayımın amacı birlikte değerlendirilmelidir. Parti veya seri ayrımı varsa bu bilgiler de işletmenin kayıt kapsamına eklenmelidir.

Kontrol sayımı ile mükerrer sayımın farkı nedir?

Kontrol sayımı, ilk sonucun doğruluğunu değerlendirmek için yapılan ayrı bir ölçümdür. Sonuca otomatik olarak eklenecek yeni stok değildir. İlk sayım 60, bağımsız kontrol 58 çıkarsa iki miktarı toplayıp 118 yazmak doğru olmaz; farkın nedeni incelenmelidir.

İlk kaydı, kontrol kaydını ve kabul edilen sonucu birbirinden ayırın. FAA'nın envanter rehberi de kayıtla uyuşmazlık olduğunda başka bir kişiyle tekrar sayımı ve farkın araştırılmasını önerir. FAA sayım rehberi, bölüm 5.

Sayım sırasında malzeme hareket ederse ne olur?

Bir palet, ilk konumunda sayıldıktan sonra henüz sayılmamış başka bir alana taşınırsa yeniden sayılabilir. Henüz sayılmamış stok, sayımı tamamlanan alana geçerse de gözden kaçabilir.

İşletmenin koşullarına göre hareketleri durdurmak veya devam edecek hareketlerin zamanını, konumunu ve sorumlusunu kaydetmek gerekir. Üretim ve sevkiyatın sürdüğü işletmelerde yalnız 'sayım var' duyurusu yeterli bir hareket planı değildir. ACCA'nın eğitim senaryosu, devam eden stok hareketlerinin atlama ve tekrar riskini bu nedenle ele alır. ACCA sayım kontrolleri.

Kâğıt ve Excel kayıtları birleştirilirken ne kontrol edilmeli?

Föyün hangi ekibe ve alana ait olduğunu, teslim edilip edilmediğini ve ikinci bir dosyaya tekrar aktarılıp aktarılmadığını kontrol edin. Aynı föyün hem ilk gönderimden hem düzeltilmiş sürümden alınması, fiziksel sayım doğru olsa bile toplama hatası yaratabilir. Bu bir olası süreç örneğidir; her Excel sayımında yaşandığı anlamına gelmez.

Malzeme kodları da aktarım boyunca korunmalıdır. Örneğin baştaki sıfırları anlamlı olan 000123 kodunu sayısal değer gibi ele almak eşleştirmeyi bozabilir. Microsoft, baştaki sıfırları ve uzun kodları korumak için metin biçimini açıklar. Biçimi sonradan değiştirmek, daha önce kaybolan bilgiyi geri getirmeyebilir. Microsoft: Kodların korunması.

Kâğıt veya Excel ile kontrollü sayım yapılabilir. Önemli olan föy teslimi, sürüm, kod, konum ve sorumluluk kontrollerinin açık biçimde kurulmasıdır.

Boş miktar hücresi sıfır stok anlamına gelir mi?

Tek başına gelmez. Boş hücre henüz sayılmamış bir alanı, eksik girişi veya teslim edilmemiş bir föyü temsil edebilir. 'Sayıldı ve bulunamadı' sonucu ile 'henüz sayılmadı' durumunu ayrı tutun. Dosya aktarımı sırasında boş hücrelerin nasıl yorumlandığını da önceden belirleyin.

Ekipler için sayım kontrol listesi

Sayımdan önce

• Sayılacak ambarları ve fiziksel alanları yazılı olarak belirleyin.
• Her alanın sorumlusunu ve ortak alanların hangi ekibe ait olduğunu netleştirin.
• Kod, birim ve konum bilgilerini örnek satırlarla kontrol edin.
• Stok referansının zamanını ve sayım sırasında hareketlerin nasıl yönetileceğini belirleyin.

Sayım sırasında

• Kaydın hangi malzemeye, ambara, konuma ve sayan kişiye ait olduğunu koruyun.
• Sayılan alan ile bekleyen alanı ayırt edin.
• Kontrol sayımını ilk sayımdan ayrı kaydedin.
• Beklenmeyen malzeme ve lokasyonlar için inceleme sorumlusu belirleyin.

Kapanışta

• Bütün föylerin veya cihaz kayıtlarının teslim durumunu kontrol edin.
• Aynı fiziksel stok için birden fazla kaydın toplama dahil edilmediğini inceleyin.
• Boş miktarlar ile doğrulanmış sıfır sonuçlarını ayırın.
• Önemli farkların gerekçesini ve kabul edilen sonucu kaydedin.
• Raporu oluşturmadan önce kapsamın ve bekleyen işlerin durumunu teyit edin.

Bu liste işletmenin süreçlerine göre uyarlanmalıdır. Özellikle devam eden üretim, mal kabul ve sevkiyat hareketleri için ayrı sorumluluk ve kayıt düzeni gerekir.

StockCount bu sürecin neresinde yer alır?

StockCount, stok sayımını kendi ekibinizle yürütmenizi; ilerlemeyi, sayım kayıtlarını ve farkları yönetici panelinden takip etmenizi sağlar. Mevcut Excel listenizi hazırlayarak sayım akışına başlayabilirsiniz.

İlk denemede küçük bir ambar veya raf kapsamı seçin. Malzeme eşleştirmesini, kayıt sahibini, sayılan/sayılmayan kapsamı ve fark incelemesini kendi sürecinizle birlikte değerlendirin. Çevrimdışı çalışılıyorsa cihazda kaydetme ile sunucuya gönderilme durumunu ayrıca teyit edin.

Yazılım, fiziksel stok hareketlerinin yönetiminin veya bağımsız kontrolün yerini almaz. StockCount'u değerlendirirken yalnız miktar girişi ekranına değil, sayım kapanışına kadar kayıtları nasıl takip edeceğinize bakın.

Ekibinizle StockCount'u ücretsiz deneyin.