SAYIM ORGANİZASYONU · UYGULANABİLİR REHBER
Stok sayım farkı nasıl incelenir?
Stok sayım farkı, aynı kapsam ve zaman için karşılaştırılan fiziksel miktarla kayıtlı referans miktarı arasındaki farktır. Pozitif fark fazla, negatif fark eksik miktarı gösterir. Farkın işareti, nedenini tek başına açıklamaz; önce malzeme, ambar, birim ve stok hareketleri incelenmelidir.
Bir farkı araştırmadan kapatmak, aynı sorunun sonraki sayımda tekrar ortaya çıkmasına yol açabilir. İncelemeyi yalnız yeni bir miktar yazma işlemi olarak ele almayın.
Önce karşılaştırmanın kapsamını doğrulayın
Fiziksel kayıt ve referans aynı malzemeyi, ambarı ve birimi temsil etmelidir. Adet olarak girilen sayım ile koli olarak tutulan referansı doğrudan karşılaştırmayın. Aynı kodun başka konumlarda bulunan miktarlarını da kapsamınıza uygun biçimde değerlendirin.
Temsili örnek: Referans 100 adet, fiziksel sayım 94 adet ise fark eksi 6 adettir. Fakat referans alındıktan sonra belgeli olarak 6 adet sevk edildiyse, farklı zamanları karşılaştırmak aynı eksi 6 sonucunu üretebilir. Bu yüzden fark, doğrudan kayıp olarak etiketlenmemelidir.
İncelemeyi hangi sırayla yapabilirsiniz?
- Kimlik: Malzeme kodu, varyant ve ambar eşleşmesini kontrol edin.
- Birim: Adet, koli, kilogram ve dönüşüm katsayılarının uyumunu inceleyin.
- Konum: Komşu rafları ve aynı malzemenin diğer konumlarını kontrol edin.
- Hareket: Referans zamanı ile sayım zamanı arasındaki giriş, çıkış ve transferleri inceleyin.
- Kayıt: Eksik, mükerrer veya henüz sunucuya ulaşmamış saha kayıtlarını araştırın.
- Kontrol: Gerekirse bağımsız tekrar sayım yapın; sonucunu ilk miktardan ayrı tutun.
Bu sıra işletmeye göre uyarlanabilecek bir çalışma önerisidir. Her farkın nedeni aynı değildir; önemli farkların hangi yetkiyle kapatılacağını önceden belirleyin.
FAA'nın envanter rehberi, fiziksel sayımla kayıt arasındaki farkların nedenlerini araştırmayı ve gerektiğinde tekrar sayımı önerir. Buradaki öneriler operasyonel kontroldür; Türkiye için muhasebe kaydı veya mevzuat yorumu değildir. FAA Inventory Management Guide, bölüm 5.
BOM / Phantom katkısı varsa neye bakılmalı?
Üretim sayımında doğrudan sayılan bileşenlerle montajın reçetesinden gelen katkıyı ayrı inceleyin. StockCount'un mevcut modelinde nihai fiziksel miktar doğrudan sayım ve Phantom katkısını birlikte içerir. Yanlış reçete, birim veya ambar eşleştirmesi karşılaştırmayı etkileyebilir.
Montajın içinde bulunan bileşeni ayrıca serbest fiziksel stok gibi yeniden eklemeyin. Yarı mamulün hangi durumda ve hangi kapsamda sayıldığı işletmenin sayım planında açık olmalıdır. Reçete doğruluğu fiziksel doğrulamanın yerini almaz.
Tolerans, farkı ortadan kaldırır mı?
Tolerans, incelemede hangi farklara nasıl öncelik verileceğini belirlemek için kullanılabilir. Gerçekte sayılan miktarı veya farkı değiştirme gerekçesi değildir. Tolerans içinde kalan bir farkın da tekrarlayan süreç sorunu olup olmadığını izleyin.
Parasal değerlendirmede birim maliyetinin kaynağına, para birimine ve tarihe dikkat edin. Maliyet bilgisi eksikse fark tutarını gerçek sıfır kayıp gibi yorumlamayın.
İnceleme sonucunda ne saklanmalı?
- İlk sayım ve varsa kontrol sayımı.
- Referansın kapsamı ve zamanı.
- Farkın incelenen veya doğrulanmış nedeni.
- Kabul edilen sonuç ve kararı veren yetkili.
- Kullanılan hareket belgeleri veya gerekli saha kanıtları.
Neden henüz bilinmiyorsa bunu açıkça 'incelemede' olarak ayırın. Bir açıklama yazılması, nedenin doğrulandığını tek başına göstermez.
StockCount ile küçük bir pilot yapın
Örnek bir malzeme/ambar kapsamı seçip referansla fiziksel sayımı karşılaştırın. Bir farkı kayıt sahibi, birim ve lokasyon bilgileriyle inceleyin; raporun kapsamının ekrandaki seçimlerle eşleştiğini kontrol edin. Tam kapanış öncesinde cihazların gönderim durumunu da teyit edin.
İlk hazırlık için Excel sayım listesi rehberini, kayıt riskleri için mükerrer ve eksik sayım rehberini kullanabilirsiniz.